Mudah Banget, Berikut Cara Membuat Invoice Gratis

Dalam dunia bisnis, invoice atau faktur memainkan peran krusial dalam mencatat dan mengelola transaksi antara penjual dan pembeli. Invoice bukan hanya dokumen administratif, tetapi juga merupakan alat penting dalam manajemen keuangan dan kepatuhan pajak. Fungsi utama invoice adalah untuk memberikan bukti transaksi, meminta pembayaran, dan menyederhanakan proses akuntansi.

Dengan kemajuan teknologi, pembuatan dan pengelolaan invoice kini dapat dilakukan secara offline maupun online. Meskipun metode offline masih relevan, penggunaan alat dan platform online menawarkan efisiensi yang lebih tinggi dan kemudahan dalam memantau status pembayaran serta pengelolaan keuangan.

Memahami berbagai jenis invoice dan sistematikanya, serta cara membuatnya baik secara manual maupun digital, sangat penting bagi setiap bisnis. Ini tidak hanya memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar tetapi juga membantu dalam menjaga hubungan baik dengan pelanggan melalui pengelolaan faktur yang profesional dan transparan. Dalam panduan ini, kita akan membahas jenis-jenis invoice, sistematika pembuatan invoice, dan cara membuat invoice baik secara offline maupun online.

Apa Itu Invoice

Invoice atau faktur adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, yang mencantumkan produk atau jasa yang telah disediakan, beserta harga yang harus dibayar. Invoice biasanya mencakup rincian seperti:

1. Nama dan alamat penjual dan pembeli: Informasi ini membantu memastikan bahwa kedua belah pihak mengetahui dengan jelas siapa yang terlibat dalam transaksi tersebut.
2. Deskripsi barang atau jasa: Daftar barang atau jasa yang telah disediakan, termasuk kuantitas, harga per unit, dan total harga.
3. Tanggal: Tanggal penerbitan invoice dan tanggal transaksi atau pengiriman barang/jasa.
4. Nomor invoice: Nomor referensi unik untuk identifikasi dan pelacakan.
5. Total harga: Jumlah keseluruhan yang harus dibayar oleh pembeli, sering kali termasuk pajak yang berlaku.
6. Syarat pembayaran: Informasi mengenai tenggat waktu pembayaran, metode pembayaran yang diterima, dan detail lain terkait pembayaran.

Invoice digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, mengelola arus kas, dan sebagai dokumen pendukung untuk kepentingan akuntansi dan perpajakan. Invoice juga berfungsi sebagai permintaan resmi untuk pembayaran dari pembeli kepada penjual.

Jasa : ERPnext Warehouse ( Gudang)

Fungsi Invoice

Invoice memiliki beberapa fungsi penting dalam bisnis dan keuangan, antara lain:

Fungsi Invoice

1. Dokumentasi Transaksi: Invoice berfungsi sebagai bukti resmi dari transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli. Ini mencatat semua rincian tentang barang atau jasa yang dijual, termasuk jumlah, harga, dan tanggal transaksi.
2. Permintaan Pembayaran: Invoice digunakan sebagai permintaan resmi untuk pembayaran dari pembeli kepada penjual. Ini menetapkan jumlah yang harus dibayar dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
3. Pengelolaan Keuangan: Bagi penjual, invoice membantu dalam mengelola arus kas dan melacak penjualan yang telah dilakukan. Ini juga membantu dalam perencanaan keuangan dan membuat proyeksi pendapatan.
4. Kepatuhan Pajak: Invoice sering kali diperlukan untuk keperluan perpajakan. Ini membantu memastikan bahwa penjual dan pembeli mematuhi peraturan pajak yang berlaku, dengan mencatat jumlah pajak yang harus dibayar atau dikreditkan.
5. Rekonsiliasi Akuntansi: Dalam akuntansi, invoice digunakan untuk mencocokkan transaksi dalam buku besar dan memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar. Ini membantu dalam menjaga akurasi laporan keuangan.
6. Manajemen Persediaan: Bagi penjual yang mengelola persediaan barang, invoice membantu dalam melacak barang yang telah dijual dan mengurangi jumlah persediaan yang tersedia.
7. Layanan Pelanggan: Invoice memberikan informasi yang diperlukan bagi pembeli jika ada pertanyaan atau masalah terkait dengan barang atau jasa yang dibeli. Ini mempermudah penjual dalam memberikan layanan pelanggan yang efektif.
8. Klaim dan Penyelesaian Sengketa: Jika terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli mengenai transaksi tertentu, invoice dapat berfungsi sebagai bukti yang sah untuk menyelesaikan sengketa tersebut.

Dengan fungsi-fungsi ini, invoice menjadi elemen penting dalam operasi bisnis sehari-hari dan membantu memastikan bahwa transaksi berjalan lancar dan teratur.

Jasa Kami : ERP Retail GoERP Plus : Solusi ERP Untuk Usaha Anda

Jenis Jenis Invoice

Invoice atau faktur memiliki berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis dan situasi transaksi tertentu. Berikut adalah beberapa jenis invoice yang umum digunakan:

Jenis Jenis Invoice

1. Standard Invoice (Faktur Standar):
   • Digunakan untuk transaksi penjualan biasa.
   • Mencakup rincian seperti jumlah barang/jasa, harga per unit, total harga, dan informasi pembeli dan penjual.
2. Proforma Invoice:
   • Digunakan sebagai estimasi atau penawaran harga sebelum transaksi terjadi.
   • Tidak berfungsi sebagai permintaan pembayaran resmi tetapi memberikan gambaran biaya yang akan dikeluarkan.
3. Credit Invoice (Credit Memo):
   • Dikeluarkan untuk mengembalikan sejumlah uang kepada pembeli.
   • Digunakan dalam situasi pengembalian barang atau koreksi harga.
4. Debit Invoice (Debit Memo):
   • Digunakan untuk menambahkan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli.
   • Biasanya digunakan jika ada kesalahan dalam invoice sebelumnya atau ada biaya tambahan.
5. Commercial Invoice:
   • Digunakan dalam transaksi internasional.
   • Mencakup rincian lengkap tentang barang yang dikirim, termasuk berat, dimensi, dan nilai bea cukai.
6. Timesheet Invoice:
   • Digunakan oleh freelancer atau penyedia jasa berbasis waktu.
   • Mencatat jumlah jam kerja, tarif per jam, dan total biaya yang harus dibayar.
7. Interim Invoice:
   • Digunakan untuk proyek jangka panjang atau berkelanjutan.
   • Mencakup pembayaran parsial atau cicilan berdasarkan kemajuan proyek.
8. Final Invoice:
   • Dikeluarkan setelah proyek selesai atau semua barang/jasa telah disediakan.
   • Menyertakan semua rincian pembayaran yang telah dilakukan dan jumlah sisa yang harus dibayar.
9. Recurring Invoice:
   • Digunakan untuk layanan berlangganan atau transaksi berulang.
   • Dikeluarkan pada interval waktu tertentu, seperti bulanan atau tahunan.
10. E-Invoice:
    • Faktur elektronik yang dikirimkan melalui email atau platform digital.
    • Memudahkan pengiriman dan penyimpanan invoice dalam format digital.
11. Utility Invoice:
    • Digunakan oleh perusahaan penyedia layanan utilitas seperti listrik, air, dan gas.
    • Mencakup penggunaan layanan dan biaya yang harus dibayar.
12. Expense Invoice:
    • Digunakan untuk menagih penggantian biaya operasional atau pengeluaran yang telah dilakukan oleh karyawan atau pihak ketiga.

Masing-masing jenis invoice ini dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam berbagai situasi bisnis dan membantu memastikan bahwa transaksi dicatat dan dikelola dengan tepat.

Sistematika Invoice

Sistematika atau struktur umum invoice biasanya mengikuti format tertentu untuk memastikan bahwa semua informasi yang relevan disertakan dengan jelas dan teratur. Berikut adalah sistematika atau elemen-elemen penting yang biasanya terdapat dalam sebuah invoice:

1. Header Invoice:
   • Nama dan Logo Perusahaan: Nama resmi dan logo perusahaan yang mengeluarkan invoice.
   • Informasi Kontak Perusahaan: Alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan.
   • Tanggal Invoice: Tanggal pembuatan invoice.
2. Informasi Pembeli:
   • Nama dan Alamat Pembeli: Identitas lengkap dan informasi kontak pembeli.
   • Nomor Pajak atau Identifikasi: Jika berlaku, seperti NPWP di Indonesia.
3. Informasi Penjual:
   • Nama dan Alamat Penjual: Identitas lengkap dan informasi kontak penjual.
   • Nomor Pajak atau Identifikasi: Jika berlaku.
4. Nomor Invoice:
   • Nomor Referensi Unik: Nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi invoice secara unik, penting untuk pelacakan dan referensi.
5. Deskripsi Barang atau Jasa:
   • Daftar Item: Nama dan deskripsi barang atau jasa yang disediakan.
   • Jumlah: Kuantitas barang atau jasa.
   • Harga per Unit: Harga untuk satu unit barang atau jasa.
   • Total Subtotal: Jumlah harga sebelum pajak atau diskon.
6. Biaya Tambahan:
   • Pajak: Rincian pajak yang dikenakan (misalnya PPN).
   • Biaya Pengiriman atau Lain-lain: Jika berlaku, rincian biaya tambahan.
7. Total Tagihan:
   • Total Keseluruhan: Jumlah total yang harus dibayar setelah menambahkan semua biaya dan pajak.
8. Syarat Pembayaran:
   • Tanggal Jatuh Tempo: Tanggal batas waktu pembayaran.
   • Metode Pembayaran: Cara pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, cek, atau kartu kredit.
   • Ketentuan Pembayaran: Informasi tambahan tentang syarat atau ketentuan pembayaran.
9. Catatan Tambahan:
   • Instruksi Khusus: Jika ada instruksi khusus untuk pembeli.
   • Keterangan atau Komentar: Informasi tambahan yang relevan.
10. Footer Invoice:
    • Informasi Kontak Tambahan: Jika ada, seperti kontak untuk dukungan atau pertanyaan terkait invoice.
    • Terima Kasih: Ungkapan terima kasih atau penghargaan kepada pembeli.

Format invoice bisa bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan dan regulasi setempat, tetapi elemen-elemen di atas adalah bagian umum yang biasanya ada dalam sistematika invoice.

Cara Membuat Invoice Offline

Membuat invoice secara offline dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari metode manual dengan kertas hingga menggunakan perangkat lunak yang diinstal di komputer. Berikut adalah beberapa langkah umum untuk membuat invoice offline:

1. Persiapan Template Invoice

• Menggunakan Kertas:
  • Siapkan kertas dengan format yang sesuai, misalnya kertas berukuran A4 atau kertas faktur khusus.
  • Buat template invoice secara manual dengan menyiapkan layout yang sesuai. Anda bisa menggunakan software pengolah kata seperti Microsoft Word atau Excel, atau program desain seperti Adobe Illustrator.
• Menggunakan Perangkat Lunak:
  • Jika menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Word, Excel, atau aplikasi akuntansi lokal, buka aplikasi tersebut dan pilih atau buat template invoice.
  • Anda juga bisa menggunakan template yang sudah tersedia dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.

2. Mengisi Informasi Invoice

1. Header:
   • Masukkan nama dan logo perusahaan Anda di bagian atas invoice.
   • Tambahkan alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan.
2. Informasi Pembeli:
   • Sertakan nama, alamat, dan nomor pajak (jika ada) dari pembeli atau pelanggan.
3. Informasi Penjual:
   • Masukkan nama, alamat, dan nomor pajak (jika ada) dari perusahaan Anda.
4. Nomor Invoice:
   • Berikan nomor referensi unik untuk invoice tersebut. Ini biasanya berupa urutan angka atau kombinasi angka dan huruf.
5. Deskripsi Barang atau Jasa:
   • Daftarkan barang atau jasa yang disediakan. Sertakan deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total subtotal untuk setiap item.
6. Biaya Tambahan:
   • Tambahkan biaya pajak, biaya pengiriman, atau biaya lain yang relevan.
7. Total Tagihan:
   • Hitung jumlah total yang harus dibayar, termasuk semua biaya dan pajak.
8. Syarat Pembayaran:
   • Cantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran dan metode pembayaran yang diterima. Sertakan juga ketentuan pembayaran tambahan jika ada.
9. Catatan Tambahan:
   • Tambahkan instruksi khusus atau keterangan tambahan jika diperlukan.

3. Mencetak Invoice

• Jika menggunakan kertas:
  • Setelah semua informasi terisi dengan benar, cetak invoice menggunakan printer.
• Jika menggunakan perangkat lunak:
  • Simpan file sebagai PDF atau format lain yang diinginkan, lalu cetak dari aplikasi atau perangkat lunak.

4. Mendistribusikan Invoice

• Secara Manual:
  • Kirimkan salinan fisik invoice kepada pembeli melalui pos atau serahkan secara langsung.
• Secara Digital:
  • Jika memungkinkan, scan atau simpan invoice dalam format digital (misalnya PDF) dan kirimkan melalui email atau metode komunikasi digital lain.

5. Mencatat dan Menyimpan

• Simpan salinan invoice untuk catatan internal Anda.
• Catat invoice dalam sistem akuntansi atau buku besar untuk pelacakan pembayaran dan pengelolaan keuangan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat invoice secara offline dengan cara yang terstruktur dan profesional.

Cara Membuat Invoice Online

Membuat invoice secara online dapat dilakukan dengan berbagai alat dan platform yang mempermudah proses pembuatan dan pengelolaan invoice. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat invoice online:

1. Pilih Platform atau Alat Invoice Online

Ada banyak platform dan alat online yang tersedia untuk membuat invoice, seperti:

• Software Akuntansi: QuickBooks, Xero, FreshBooks, dan Zoho Books.
• Alat Pembuat Invoice: Invoice Generator, Canva, dan Invoicely.
• Aplikasi Khusus: Bill.com dan Wave.

2. Mendaftar dan Masuk

• Daftar: Jika Anda belum memiliki akun, daftarkan diri di platform yang dipilih. Biasanya, Anda perlu memasukkan email dan membuat kata sandi.
• Masuk: Jika sudah memiliki akun, masuk menggunakan kredensial Anda.

3. Buat Template Invoice

• Pilih Template: Banyak platform menyediakan template invoice yang dapat dipilih. Pilih template yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Kustomisasi: Sesuaikan template dengan menambahkan logo, mengubah warna, atau menyesuaikan layout sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

4. Masukkan Informasi Invoice

1. Header:
   • Masukkan nama dan logo perusahaan Anda.
   • Tambahkan alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan.
2. Informasi Pembeli:
   • Masukkan nama, alamat, dan nomor pajak (jika ada) dari pembeli atau pelanggan.
3. Informasi Penjual:
   • Sertakan nama, alamat, dan nomor pajak (jika ada) dari perusahaan Anda.
4. Nomor Invoice:
   • Platform biasanya akan menghasilkan nomor invoice secara otomatis, tetapi Anda dapat mengubahnya jika perlu.
5. Deskripsi Barang atau Jasa:
   • Daftarkan barang atau jasa yang disediakan dengan deskripsi, jumlah, harga per unit, dan total subtotal untuk setiap item.
6. Biaya Tambahan:
   • Tambahkan biaya pajak, biaya pengiriman, atau biaya lain yang relevan.
7. Total Tagihan:
   • Platform akan menghitung jumlah total yang harus dibayar secara otomatis, termasuk semua biaya dan pajak.
8. Syarat Pembayaran:
   • Cantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran dan metode pembayaran yang diterima. Sertakan juga ketentuan pembayaran tambahan jika ada.
9. Catatan Tambahan:
   • Tambahkan instruksi khusus atau keterangan tambahan jika diperlukan.

5. Tinjau dan Simpan Invoice

• Tinjau: Periksa semua detail pada invoice untuk memastikan bahwa semuanya benar dan lengkap.
• Simpan: Simpan invoice dalam format yang diinginkan, seperti PDF, jika platform menyediakan opsi tersebut.

6. Kirim Invoice

• Kirim Melalui Email: Banyak platform memungkinkan Anda untuk mengirim invoice langsung melalui email dari dalam aplikasi. Anda hanya perlu memasukkan alamat email pembeli dan menekan tombol kirim.
• Unduh dan Kirim: Jika Anda lebih suka, unduh invoice sebagai file PDF dan kirimkan melalui email atau metode lain.

7. Pantau Status Invoice

• Lacak Pembayaran: Platform biasanya menyediakan fitur untuk melacak status pembayaran, termasuk apakah invoice telah dibuka, dibaca, atau dibayar.
• Follow-up: Jika perlu, lakukan follow-up dengan pembeli untuk memastikan pembayaran diterima tepat waktu.

8. Mencatat dan Mengelola Invoice

• Catat dalam Sistem Akuntansi: Integrasikan atau catat invoice dalam sistem akuntansi Anda untuk pengelolaan keuangan yang lebih baik.
• Arsipkan: Simpan salinan digital dan catatan invoice untuk referensi dan kepatuhan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengelola invoice secara online, mempermudah proses administrasi dan menghemat waktu.

Kesimpulan

Invoice, atau faktur, adalah dokumen penting dalam transaksi bisnis yang mencatat rincian barang atau jasa yang dijual, serta jumlah yang harus dibayar oleh pembeli. Invoice berfungsi sebagai bukti transaksi, permintaan pembayaran, dan alat untuk pengelolaan keuangan, kepatuhan pajak, dan rekonsiliasi akuntansi.

Jenis-jenis Invoice mencakup berbagai bentuk, seperti:

• Standard Invoice: Untuk transaksi biasa.
• Proforma Invoice: Estimasi harga sebelum transaksi.
• Credit dan Debit Invoice: Untuk koreksi dan tambahan biaya.
• Commercial Invoice: Untuk transaksi internasional.
• Timesheet, Interim, Final, Recurring, Utility, dan Expense Invoices: Untuk berbagai kebutuhan spesifik.

Sistematika Invoice umumnya meliputi:

1. Header dengan informasi perusahaan.
2. Informasi pembeli dan penjual.
3. Nomor invoice unik.
4. Deskripsi barang/jasa, biaya tambahan, dan total tagihan.
5. Syarat pembayaran dan catatan tambahan.
6. Footer dengan informasi kontak atau ucapan terima kasih.

Membuat Invoice Offline dapat dilakukan dengan cara manual atau menggunakan perangkat lunak pengolah kata atau spreadsheet. Proses ini melibatkan pembuatan template, mengisi informasi yang relevan, mencetak invoice, dan mendistribusikannya secara fisik atau digital.

Membuat Invoice Online lebih efisien dengan menggunakan platform atau alat khusus seperti software akuntansi atau pembuat invoice online. Proses ini mencakup memilih template, mengisi informasi, menyimpan dan mengirim invoice, serta memantau status pembayaran dan pengelolaan keuangan.

Dengan memahami berbagai jenis, sistematika, dan metode pembuatan invoice, bisnis dapat memastikan pengelolaan transaksi yang efektif dan profesional.